Een vraag over een factuur of een correctie van factuurgegevens geef je door aan Delta. In het portaal kun je de opgeslagen gegevens en de orderbevestiging bekijken, maar er is geen aparte knop om een factuur te downloaden, opnieuw te versturen of als gewone schoolbesteller zelf te corrigeren. De orderbevestiging vervangt de factuur niet.
Voordat je begint
- Stem af met de administratie van je school of bestuur wie de factuur behandelt. Gebruik een zakelijk e-mailadres.
- Leg het ordernummer klaar en, wanneer al ontvangen, het factuurnummer en de factuurdatum. Controleer welke school of vestiging het betreft.
- Maak onderscheid tussen een fout op een bestaande factuur en nieuwe standaardgegevens voor toekomstige bestellingen.
Je vraag of wijziging doorgeven
- Open met schoolbestelrechten Bestellingen, zoek de betreffende order en open de detailpagina via het potloodpictogram onder Acties. Controleer bij Factuuradres de contactpersoon, het adres en het e-mailadres.
- Vergelijk de bestelregels en het totaal met de ontvangen factuur. Noteer precies welke regel, hoeveelheid, ontvanger of adres afwijkt. Gebruik de factuur en de bestelling van dezelfde school; de meest recente bestelling hoeft niet de bestelling op je factuur te zijn.
- Stuur je zakelijke vraag naar post@delta.school. Vermeld de schoolnaam, het ordernummer en eventueel het factuurnummer. Schrijf welke gegevens nu worden gebruikt, wat daarvoor in de plaats moet komen en of de wijziging alleen deze factuur of ook toekomstige facturen betreft.
- Vraag bij een ontbrekende factuur om controle van de factuurontvanger of een kopie van de bestaande factuur. Bij een inhoudelijk verschil vraag je om toelichting of correctie. Stuur geen wachtwoorden, rekeningtoegang of leerlinglijsten mee; voeg alleen noodzakelijke zakelijke stukken toe.
- Bewaar de reactie bij je administratie. Controleer een ontvangen correctie of nieuwe kopie opnieuw op schoolnaam, nummer, bedrag en ontvanger. Spreek expliciet af of ook de standaardfactuurgegevens van de school zijn bijgewerkt.
Een toekomstige bestelling met andere gegevens
In de eerste stap van Nieuwe bestelling kun je Factuur e-mailadres invullen. Voor een afwijkend adres haal je het vinkje bij Factuuradres is gelijk aan afleveradres weg en vul je de aparte factuurvelden in. Controleer dit ook wanneer gegevens vooraf ingevuld zijn. Bij een gelijk adres neemt de bestelling de aflevergegevens en schoolcontactpersoon over, terwijl de factuurmail een apart veld blijft.
Deze invulling hoort bij die nieuwe bestelling. Zij wijzigt niet automatisch een al geplaatste bestelling, een eerder uitgegeven factuur of de schoolinstellingen. Op de schoolpagina staat Factuurgegevens; de bijbehorende knop Bewerken is alleen voor beheer. Maak geen extra bestelling om een factuuradres achteraf te veranderen.
Als het niet lukt
Heb je geen besteltoegang, laat de bevoegde ICT-coördinator of schoolbesteller de opgeslagen gegevens controleren. Ook zonder portaaltoegang kun je met de administratie de factuurvraag per e-mail melden. Je kunt Delta daarnaast bereiken op 085 877 0558 of via het contactformulier.
De algemene voorwaarden noemen betaling binnen 30 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders afgesproken. Een vraag of klacht schort de betalingsverplichting niet automatisch op. Een status Gefactureerd in het besteloverzicht is geen betaalbewijs. Vraag bij onduidelijkheid om een concrete afspraak; ga niet uit van een automatische pauze, terugbetaling of creditfactuur.