Een bestelling begint bij Bestellingen, met Nieuwe bestelling. Je doorloopt achtereenvolgens Afleveradres, Leverdatum, Licenties, Werkboeken, Materialen, Trainingen en Overzicht. Pas de laatste bevestiging verstuurt de bestelling. Het invullen van aantallen is nog geen aankoop en regelt op zichzelf geen toegang tot lessen.
Voordat je begint
- Gebruik je eigen account als ICT-coördinator of met bestelrechten. Een leerkracht- of bestuursaccount heeft niet automatisch besteltoegang.
- Zorg dat je namens de juiste school mag bestellen. Spreek intern de licentie, leerlingaantallen en eventuele fysieke producten af.
- Leg het afleveradres, een zakelijke contactpersoon, diens e-mailadres en het e-mailadres voor facturen klaar. Gebruik geen leerlinggegevens.
- Controleer bestaande bestellingen voordat je een nieuwe aanvraagt, vooral wanneer iemand anders de inkoop verzorgt.
De bestelling invullen en bevestigen
- Open Bestellingen en kies Nieuwe bestelling. Kies bij Selecteer school de bedoelde school. Controleer de ingevulde naam en het adres; vooraf ingevulde gegevens zijn niet vanzelf de juiste gegevens voor deze bestelling.
- Vul bij Contactpersoon en E-mailadres contactpersoon de zakelijke ontvanger van de orderbevestiging in. Vul afzonderlijk Factuur e-mailadres in. Dat tweede adres is niet automatisch de ontvanger van de orderbevestiging.
- Controleer Factuuradres is gelijk aan afleveradres. Laat dit alleen aangevinkt als ook de factuurcontactpersoon dezelfde is. Moet de factuur bijvoorbeeld naar het bestuur, haal dan het vinkje weg en vul het afzonderlijke factuuradres, de postcode, plaats, het land en de contactpersoon in. Kies Volgende.
- Kies bij Gewenste leverdatum een datum die minstens twee dagen na vandaag ligt. De datum is je leverwens, geen keuze voor het schooljaar van een licentie. Controleer het getoonde afleveradres en kies Volgende.
- Vul in de vier productstappen alleen de afgesproken aantallen in. Aantallen zijn hele, niet-negatieve getallen. Laat niet-gewenste producten op 0 staan. Gebruik de artikelomschrijving om licenties, werkboeken, materialen en trainingen uit elkaar te houden.
- Controleer bij Overzicht van je bestelling iedere omschrijving, het aantal en het regelbedrag. Bekijk ook Totaal excl. btw, Verzendkosten excl. btw, Btw en Totaal incl. btw. Gele regels met aantal 0 worden niet besteld. Met Terug kun je aantallen en adresgegevens nog aanpassen.
- Kies pas na je controle Plaats bestelling. Het venster Bestelling plaatsen vraagt opnieuw om bevestiging. Annuleren sluit dit venster zonder de bestelling te versturen. Ja, plaats bestelling is de definitieve opdracht; wacht tijdens Bezig met plaatsen....
- Noteer het ordernummer zodra Bestelling geplaatst verschijnt en kies Terug naar overzicht. Controleer vervolgens de bestelling en de bevestigingsmail. Het bevestigingsscherm alleen bewijst niet dat een licentie al actief is of dat de mail is aangekomen.
Als het niet lukt
Verplicht veld of Ongeldig e-mailadres: controleer het aangegeven veld, ook het factuuradres wanneer dit afwijkt. Bij Kies een datum minstens 2 dagen vanaf vandaag. kies je een latere datum. Ontbreekt de school of verschijnt Geen toegang, laat de ICT-coördinator je account en schoolkoppeling controleren; kies geen andere school om door te kunnen.
Verschijnt Bestelling plaatsen mislukt, bewaar dan de volledige melding en het tijdstip. De bestelling en productregels kunnen al zijn opgeslagen voordat de bevestigingsmail wordt verwerkt. Controleer daarom eerst het overzicht. Bestel niet meteen opnieuw en vraag bij twijfel hulp met de schoolnaam, het eventuele ordernummer en de getoonde fout, zonder wachtwoorden of leerlinggegevens.